Dijital tedarikçi yönetim sistemine geçiş süreciniz nasıl gerçekleşti? Karar alma aşamasında hangi faktörler etkili oldu?

Tüm süreçlerimizde dijitalleşme vizyonumuz kapsamında tedarikçi yönetim sürecinde de dijitalleşme planlarımız vardı. Onaylı Tedarikçi Listesi’nin hazırlanması, DFİF (Düzeltici İyileştirici Faaliyet) süreci, tedarikçilerin değerlendirilmesi, tedarikçi eğitimleri, memnuniyet anketi gibi çalışmalarımızı dijitale taşımak istiyorduk. Limak Teknoloji’nin geliştirmiş olduğu Limak Tedarikçi Portalı’nın bizim ihtiyaçlarımıza cevap verebilecek nitelikte olması sisteme geçiş sürecimizi hızlandırdı.

Sistemi kullanmaya başladıktan sonra iş süreçlerinizde hangi olumlu değişiklikleri fark ettiniz?
Tedarikçilere açılan DFİF’lerde işgücü kaybını önledik; Otel Kalite Müdürleri Merkez Satın Alma Birimine iletiyor, Merkez Satın alma da ilgili tedarikçiye yönlendiriyordu. Şimdi sistem üzerinden doğrudan tedarikçiye ve otellerimiz arası ilgili kişilere otomatik olarak DFİF bildirimi düşüyor.

Bununla birlikte portalın mobil uygulaması da mevcut. Anında DFİF açılabiliyor.

Bu sistemle, tedarikçi seçimi, tedarikçi değerlendirmesi gibi konularda ne gibi yenilikler veya kolaylıklar sağladınız?
Tedarikçi seçimi aşamasında kurgunun doğru tanımlanmasıyla özellikle resmi belgeler ve kalite belgelerinin kontrol ve onayının online sistem üzerinden yapılması sistemi güvenilir kılıyor. Tedarikçi değerlendirmesinde; yüklenen kalite belgelerinin son geçerlilik tarihi geldiğinde sistemin uyarı vermesi ve tedarikçiyi yeni belge yüklenmesi gerektiği konusunda otomatik olarak bilgilendirmesi bizim için güzel bir yenilik oldu.

DFİF lerin çok az bir kısmına geri dönüş alıyorduk. Portal üzerinden DFİF görevlerini tamamlamayan tedarikçilere e-mail ve whatsapp üzerinden hatırlatma mesajı gönderiyor olması DFİF lerin tedarikçi tarafından kapatılması anlamında katkı sağlayacaktır.

Tedarikçi denetimlerini portal üzerinden gerçekleştirerek raporlama için harcanan zamandan tasarruf etmeyi planlıyoruz.
 

Sistem, mevcut iş süreçlerinize ve kullandığınız diğer yazılımlara ne kadar kolay entegre oldu?
MC Stok Yönetim Programı (Protel) kullanıyoruz. Çok kolay bir şekilde entegre edildi.
 

Karşılaştığınız teknik veya operasyonel sorunlara yönelik aldığınız destek hizmetinden memnun musunuz?
Evet, teknik ekip sorunlara çözüm üretme konusunda oldukça başarılı. Ayrıca, daha hızlı ve etkin çözümler sağlamak amacıyla bir WhatsApp grubu oluşturuldu.
 

Hasan ÇETİN | Kalite Müdürü | Limak Turizm